Khi đi thuê văn phòng, phải làm sao để tránh các phát sinh và hạn chế tối đa các rủi ro? Ngoài 25 Tiêu chí đánh giá tòa nhà & Văn phòng, hôm nay TTOffice sẽ cùng các bạn tìm hiểu 10 lỗi cần tránh khi đi thuê văn phòng
Nội dung chính:
1. Tiêu chí thuê văn phòng không cụ thể
Dựa trên nhu cầu sự dụng, việc lập ra một bộ tiêu chí chi tiết và theo thứ tự ưu tiên sẽ giúp cho quá trình tìm kiếm, lựa chọn văn phòng diễn ra nhanh chóng, hạn chế tối đa phát sinh trong quá trình sử dụng.
Các tiêu chí ưu tiên hàng đầu của mỗi doanh nghiệp là khác nhau, có thể là vị trí, có thể là ngân sách, có thể là cộng đồng doanh nghiệp của khu vực, vv… Do vậy chúng ta cần xác định được những tiêu chí bắt buộc cần phải thỏa mãn để đáp ứng nhu cầu quang trọng nhất của doanh nghiệp và đâu là nhưng tiêu chí xem xét có thể bỏ qua.
Đừng quá lo lắng. TTOffice có trách nhiệm hỗ trợ và gợi ý cho bạn. Tham khảo tại bài viết 25 Tiêu chí đánh giá tòa nhà & Văn phòng hoặc nhấc máy lên và liên hệ ngay cho chúng tôi qua Hotline, Zalo hoặc Facebook, sau khi bạn đọc hết 9 sai lầm khác trong bài viết này nhé.
2. Mong muốn vượt quá khả năng chi trả
Bài toán đưa ra, bạn muốn thuê văn phòng với ngân sách 20$/m2/tháng nhưng lại đang rất thích và muốn thuê 1 văn phòng 22$/m2/tháng. Bạn đừng vội giật mình vì tâm lý này không chỉ riêng bạn và rất nhiều khách hàng của TTOffice cũng có chung tâm lý đó.
Vậy tâm lý mong muốn vượt quá khả năng chi trả này sẽ dẫn đến hệ quả gì?
- Kéo dài thời gian xem xét, lựa chọn văn phòng, trong tâm trí bạn luôn bị băn khoăn bới văn phòng 22$ đó và không thể để ý đến các lựa chọn khác.
- Bạn quyết định thuê văn phòng giá 22$/m2/tháng, tăng thêm gánh nặng chi phí cho doanh nghiệp trong dài hạn, bạn và doanh nghiệp phải cân đối lại tất cả các chi phí khác để cân bằng được thu chi của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp của bạn kinh doanh thuận lợi thì thật tuyệt vời, nhưng trường hợp rủi ro doanh nghiệp của bạn thời gian đầu kinh doanh không thuận lợi thì đây là cả một bài toán khá khó dành cho doanh nghiệp của bạn.
Văn phòng sang trọng tại các tòa office building hoành tráng luôn hấp dẫn nhưng …. chi phí cho văn phòng sẽ cao
3. Nhân viên tăng lên, văn phòng không đủ chỗ làm việc.
Mỗi lần chuyển văn phòng là một lần vất vả và tốn rất nhiều công sức, chưa kể đến chi phí cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp phải đánh đổi trong quá trình chuyển văn phòng thay vì ổn định kinh doanh. Chi phí đầu tư cho cơ sở vật chất ở văn phòng mới, hoàn trả văn phòng cũ cũng khá tốn kém. Vì vậy, TTOffice khuyên bạn hãy tính toán diện tích thuê phù hợp với kế hoạch tăng giảm nhân sự của doanh nghiệp trong từ 3 – 5 năm tới.
Một thống kế của TTOffice có thể khiến các bạn bất ngờ, 50% các doanh nghiệp phải chuyển văn phòng và đền bù để chấm dứt hợp đồng trước thời hạn đến từ nguyên nhân “doanh nghiệp tăng nhân viên, không đủ chỗ làm việc“.
4. Tiền thuê văn phòng ảnh hưởng thế nào tới thương hiệu của doanh nghiêp?
Tiền thuê văn phòng là một loại chi phí doanh nghiệp trả cho những tiện nghi, tiện ích mà tòa nhà phục vụ. Nhưng tiền thuê văn phòng còn là khoản đầu tư mang lại nhiều giá trị khác:
- Hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp được nâng lên đáng kể khi được đặt tại một tòa nhà văn phòng sang trọng và chuyên nghiệp;
- Hiệu suất làm việc của nhân viên tăng lên khi văn phòng và tòa nhà có không gian làm việc thoải mái cùng các tiện nghi phù hợp cho nhân viên;
- Thu hút người tài và tạo sự gắn bó lâu dài của nhân viên.
>>> Xem thêm 10 Chi phí ẨN khi thuê văn phòng mà khách hàng cần lưu ý để hiểu rõ hơn về các khoản chi khi đặt văn phòng tại các tòa nhà văn phòng
5. Không quan tâm thích đáng đến nhân viên
Khi thuê văn phòng mới, việc quan tâm đến hình ảnh, chi phí, sự thuận tiện cho đối tác là những tiêu chí đương nhiên cần cân nhắc. Nhưng nhiều doanh nghiệp không có sự quan tâm thích đáng đến nhu cầu của nhân viên. Những người trực tiếp tạo ra thu nhập cho doanh nghiệp. Để thu hút nhân tài, tạo sự gắn bó lâu dài, đồng thời tăng hiệu suất làm việc của nhân viên tại văn phòng thì những vấn đề sau cần được đặt ra và giải quyết.
- Khoảng cách đi lại từ nhà đến chỗ làm của đa số nhân viên có quá xa?
- Không gian làm việc có thoải mái, mang lại hiệu suất làm việc cao? Cụ thể: Chỗ ngồi có đủ rộng, có bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn, khách khứa ra vào, có đủ hệ thống tủ đựng tài liệu v.v.
- Các phòng bạn có được bố trí thuận tiện cho trao đổi công việc nội bộ?
- Nhân viên ăn trưa ở đâu, chất lượng, giá cả thế nào?
6. Giành ít thời gian cho việc xem xét đánh giá tòa nhà, văn phòng
Có một số doanh nghiệp chỉ “xem” văn phòng và ra quyết định. Thường thì họ giành 20-30 phút đế xem mỗi tòa nhà, xem diện tích thuê, nói chuyện với ban quản lý, chụp một vài kiểu ảnh, không ghi chép. Cảm thấy thích thì chuyển sang giai đoạn đàm phán và ký kết Hợp đồng.
Cách này nhanh, gọn, tiết kiệm thời gian, nhưng tiềm ẩn rủi ro.
Để có thể đánh giá được đầy đủ ưu nhược điểm của tòa nhà, của diện tích thuê chúng ta nên:
- Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá dựa trên yêu cầu sử dụng
- Giành đủ quỹ thời gian để xem xét, đánh giá
- Tham khảo những người am hiểu về tòa nhà (khách cũ, môi giới của bạn)
- Lập bảng so sánh giữa các tòa nhà
7. Ký thư mời thuê và chuyển tiền đặt cọc khi chưa xem xét và đàm phán về hợp đồng
Trình tự đàm phán thuê văn phòng được các tòa nhà đưa ra gồm 2 bước:
- Ký thư mời thuê (Offer To Lease), chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ tương đương 01 tháng tiền thuê;
- Ký Hợp đồng và chuyển tiếp tiền đặt cọc tương đương 02 tháng tiền thuê.
Các thư mời thuê thường không quy định tất cả các vấn đề liên quan đến chi phí khách hàng phải trả. Vì vậy, hãy yêu cầu chủ tòa nhà gửi dự thảo Hợp đồng và bạn hãy đàm phán mọi vấn đề liên quan đến chi phí trước khi chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ. Nếu đã đặt cọc giữ chỗ nhưng chưa đàm phán hợp đồng, vị thế đàm phán của bạn sẽ bị suy yếu.
8. Không đo lại diện tích
Diện tích mà các tòa nhà đưa ra không phải bao giờ cũng chính xác, vì vậy đo lại diện tích là điều cần làm. Chênh lệch về diện tích làm tăng chi phí một tháng không lớn nhưng trong toàn bộ thời hạn của hợp đồng 3 – 5 năm là con số đáng kể.
Diện tích trong bản sơ đồ mặt bằng “có thể sai lệch” đôi chút. Hãy đo lại diện tích trước khi nhận bàn giao mặt bằng và ký hợp đồng thuê.
9. Làm việc với các đơn vị tư vấn, môi giới không chuyên nghiệp
Doanh nghiệp lựa chọn một hoặc và đơn vị tư vấn môi giới không chuyện nghiệp dẫn đến việc bạn hiểu sai về thị trường, mất nhiều thời gian để xem xét và lựa chọn. Các đơn vị tư vấn chỉ quan tâm đến lợi ích của họ mà không thực sự quan tâm đến lợi ích của doanh nghiệp đang cần tìm thuê văn phòng. Tìm và tư vấn cho doanh nghiệp thuê văn phòng không phù hợp với các tiêu chí, phát sinh nhiều rủi ro và chi phí trong quá trình hoạt động,.v.v..
TTOffice khuyên bạn nên lựa chọn một đơn vị tư vấn và hỗ trợ tìm thuê văn phòng uy tín để giúp bạn lựa chọn được văn phòng phù hợp, tiết kiệm thời gian và hạn chế tối đa các rủi ro.
10. Tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế thi công nội thất quá trễ
Nếu tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế và thi công nội thất sớm, bạn sẽ có đủ thời gian để lựa chọn được doanh nghiệp đảm bảo về chất lượng và chi phí. Đồng thời khá nhiều công ty thiết kế và thi công nội thất sẵn sàng trợ giúp miễn phí việc bố trí mặt bằng, khai toán chi phí đầu tư. Đây là 2 tiêu chí quan trọng để bạn có quyết định thuê hay không thuê một văn phòng cụ thể.